Concevoir un espace d’accueil est inévitable pour toute structure professionnelle (banque, cabinet d’avocat, entreprise, etc.). Son aménagement doit être minutieusement étudié et réalisé. En effet, servant à accueillir un bon nombre de visiteurs (candidats à un entretien d’embauche, clients, partenaires, etc.) pour une attente de longue ou de courte durée, il reflète l’image d’une enseigne et joue un rôle important dans sa réputation. Ainsi, il doit communiquer un message positif sur l’identité de la structure et montrer son dynamisme. Découvrez dans cet article les différents paramètres à prendre en compte pour son bon aménagement.
Donnez un reflet de vos activités
Refléter vos activités à travers votre espace d’accueil signifie que vos visiteurs pourront s’imprégner de votre univers et apercevoir votre savoir-faire ainsi que votre expertise, en amont de leur visite. À titre d’illustration, vous pouvez y intégrer une vitrine qui expose vos produits phares.
Personnalisez votre accueil
Pour le démarquer de l’espace d’accueil de vos concurrents, personnalisez le vôtre. Par exemple, vous pouvez adopter les mêmes couleurs que votre logo pour les revêtements muraux et de sol, ainsi que pour votre mobilier. Vous pouvez envisager de diffuser un parfum personnalisé ou afficher des photos de votre équipe lors des moments forts et ceux avec vos collaborateurs. Vous pouvez également mettre en place un affichage dynamique (borne interactive ou écran plasma) qui diffuse des actualités concernant votre entreprise.
Prêtez attention à l’emplacement de votre espace d’accueil
En principe, l’espace d’accueil est placé dans le hall d’entrée de l’entreprise, assez loin des bureaux et des salles de réunion pour être isolé du bruit.
Privilégiez un comptoir pratique
D’une part, un comptoir pratique sous-entend un comptoir fonctionnel qui permet à vos hôtesses d’accueil ou à vos réceptionnistes de réaliser leurs missions avec aisance. Il doit faciliter : l’accueil physique des visiteurs à une distance modérée, l’accueil téléphonique, l’accueil des courriers. Pour cela, le comptoir doit comporter un deuxième niveau de plan de travail où sont placés les outils de travail de l’agent d’accueil et des bannettes de courrier intégrées.
D’autre part, un comptoir pratique doit être efficace pour vos visiteurs, c’est-à-dire qu’il doit assurer une bonne visibilité de votre agent d’accueil, même si ce dernier est en position assise. Notez que la hauteur normale d’un comptoir d’accueil est de 70 à 80 cm.
Adoptez un espace d’accueil ergonomique
À l’heure actuelle, l’espace d’accueil dépasse l’idée d’attente, car il est aussi considéré comme un espace d’échange et de travail. Autrement dit, vos partenaires peuvent continuer à travailler durant leur attente. Pour ce faire, installez un matériel nécessaire et des solutions d’appoint, telles que les prises à proximité, les tablettes interactives et la connexion Wi-Fi.
Optez pour les faux plafonds
Très esthétiques, les faux plafonds constituent un véritable atout décoratif et sont de plus en plus prisés. Ils optimiseront l’isolation thermique et acoustique de votre espace d’accueil, tout en cachant les défauts de vos vieux plafonds.
Penchez pour une luminosité accrue
Pour une luminosité accrue, choisissez une porte d’entrée en baie vitrée qui laisse entrer la lumière naturelle. Si cela est impossible ou insuffisant à cause de l’emplacement de votre local, faites installer des spots encastrables LED qui s’adaptent parfaitement aux faux plafonds.
Choisissez un mobilier d’accueil design
Pour donner une touche de modernité et pour harmoniser votre décoration intérieure, choisissez un mobilier d’accueil design composé de plusieurs modèles : chaises d’accueil, fauteuils d’attente, banquettes arrondies, canapés d’accueil, tables basses assorties à l’ensemble du mobilier, etc.
Agencez au mieux votre espace
Pour vos salariés, l’espace d’accueil constitue un passage obligé pour certains et un espace central (pour travailler) pour d’autres. Il doit donc contenir des rangements suffisants pour organiser les différents documents, fournitures et affaires personnelles des agents d’accueil.
Misez sur le confort
La majorité des visiteurs sont sensibles au confort et aux petites attentions. Pour éviter qu’ils s’ennuient, vous pouvez leur proposer un service de journaux quotidiens ou de magazines correspondant à votre secteur. Pour agrémenter votre service d’accueil, vous pouvez les offrir des rafraîchissements comme une tisane.
Confiez l’aménagement de votre espace d’accueil à un professionnel
Pour un espace d’accueil esthétique et de qualité, faites appel à un spécialiste de l’aménagement des espaces professionnels, tel que APCI dans le Rhône. Quelle que soit la taille de vos projets, il saura répondre à vos besoins, grâce à leur professionnalisme.